Di dunia digital saat ini, panggilan video telah menjadi bagian penting dari komunikasi bisnis. Dari rapat tim hingga presentasi klien, panggilan video menawarkan cara yang nyaman dan efektif untuk terhubung. Namun, memastikan panggilan ini berjalan lancar memerlukan beberapa perencanaan dan persiapan. Berikut adalah empat cara untuk memastikan panggilan video bisnis Anda selalu berjalan tanpa hambatan.
Periksa Teknologi Anda
Landasan panggilan video yang sukses terletak pada keandalan teknologi Anda. Tidak ada yang mengganggu panggilan lebih cepat daripada koneksi internet yang buruk atau peralatan yang rusak. Sebelum menelepon, uji kecepatan Internet Anda untuk memastikannya dapat mendukung panggilan video. Anda juga harus memeriksa kamera, mikrofon, dan speaker Anda untuk masalah. Mungkin juga terbayar untuk memastikan perangkat lunak konferensi video Anda mutakhir dan Anda terbiasa dengan fitur-fiturnya. Menyiapkan perangkat cadangan dapat menyelamatkan Anda dari gangguan teknologi yang tidak terduga.
Sistem VoIP sekarang biasanya sangat canggih sehingga Anda seharusnya tidak memiliki masalah, tetapi sistem yang sudah ketinggalan zaman pasti tahu bagaimana menyebabkan satu atau dua cegukan. Baca beberapa ulasan untuk melihat apa yang terbaik di pasar saat ini. Untuk panggilan on-the-go, Skype, Whatsapp, dan Zoom berfungsi dengan sangat baik, terutama jika teknologi di laptop Anda tidak ketinggalan zaman.
Minimalkan Gangguan
Pilih ruang yang tenang dan cukup terang untuk panggilan video Anda guna meminimalkan gangguan dan memastikan Anda terlihat jelas. Beri tahu orang lain di rumah atau kantor Anda tentang panggilan Anda untuk mencegah gangguan. Tutup semua aplikasi atau tab yang tidak perlu di perangkat Anda untuk mengoptimalkan kinerjanya dan untuk menghindari berbagi informasi sensitif secara tidak sengaja jika Anda berbagi layar. Terakhir, matikan notifikasi yang mungkin muncul selama panggilan.
Ada banyak video yang beredar di TikTok tentang momen-momen canggung ketika panggilan video penting terputus!
Persiapkan Terlebih Dahulu
Persiapan adalah kunci untuk rapat yang sukses, termasuk panggilan video. Jika Anda yang mengadakan panggilan, tetapkan agenda yang jelas dan bagikan dengan peserta sebelumnya. Ini membantu semua orang mengetahui apa yang diharapkan dan mempersiapkan mereka untuk berkontribusi secara efektif. Juga, biasakan diri Anda dengan materi atau data apa pun yang Anda rencanakan untuk disajikan agar tidak meraba-raba selama panggilan.
Untuk peserta, tinjau agenda dan materi pra-pertemuan yang dikirim oleh tuan rumah. Persiapkan pertanyaan atau komentar apa pun yang Anda miliki agar Anda dapat berpartisipasi secara aktif dan konstruktif.
Latih Etiket Panggilan Video yang Baik
Menjaga profesionalisme dalam panggilan video sama pentingnya dengan dalam pertemuan tatap muka. Berpakaianlah dengan pantas, pertahankan kontak mata dengan melihat ke kamera, dan gunakan bahasa tubuh untuk menunjukkan bahwa Anda terlibat. Bisukan mikrofon Anda saat tidak berbicara untuk meminimalkan kebisingan latar belakang, dan hargai waktu bicara orang lain. Ingatlah untuk menggunakan fitur obrolan untuk komentar sampingan atau pertanyaan agar tidak mengganggu pembicara.
Panggilan video bisnis dapat menjadi cara yang efisien dan efektif untuk terhubung dengan kolega, klien, atau pemangku kepentingan. Dengan memastikan teknologi Anda andal, meminimalkan gangguan, mempersiapkan sebelumnya, dan mempraktikkan etiket panggilan video yang baik, Anda dapat memastikan panggilan video Anda selalu berjalan lancar. Ingat, tujuannya adalah komunikasi yang jelas dan lancar, jadi fokuslah untuk membuat pengalaman senyaman dan seproduktif mungkin bagi semua peserta.
